1つの業務に範囲を絞る
「経理全体」ではなく、「請求内容を受け取ってから会計へ登録するまで」のように、始まりと終わりを決めます。
実務ガイド / 業務改善PRACTICAL GUIDE / 登録不要
業務の棚卸しチェックリスト
どこから業務を見直すか。まずは、担当者の記憶に頼っていること、何度も入力していることを書き出してみましょう。
まず、気になる項目を選んでみる。
最初から全社の業務を調べる必要はありません。請求書処理や勤怠集計など、気になっている業務をひとつ選び、実際に担当する方と一緒に確認します。
選択した項目は0件です。
気になる項目が、担当者と話し合うきっかけになります。点数や優劣を判定するチェックではありません。
整理の進め方
件数・時間・担当者を記録する
1回あたりの作業時間と月の件数を分けて記録します。実作業の時間と、承認などを待つ時間は分けて扱います。
次の担当者への受け渡しを見る
どの情報を、誰に、どの方法で渡しているかを確認します。転記や確認の往復が起きている箇所を書き留めます。
小さく変え、実際の仕事で確かめる
まず対象を絞って試し、通常処理と例外の両方を確認します。変更前後で同じ条件の記録を取り、改善できたかを振り返ります。
WORKSHEET
書き込み用シートを使う。
業務の流れを1行ずつ記録できるCSVです。Googleスプレッドシートの「ファイル → インポート」から読み込めます。記入例と空欄を含みます。
整理シートをダウンロードCSV形式 / 登録不要。作業の削減時間は、変更前後で実測して判断します。すべての作業を自動化する前提にせず、承認や例外対応など人が担う範囲も残します。
LET’S TALK何から始めるかを、
何から始めるかを、
一緒に考えませんか。
請求書の転記、勤怠の集計、応募者への連絡など。
今の業務と使っているツールを伺い、改善の進め方を一緒に整理します。