1つの業務に範囲を絞る
「経理全体」ではなく、「請求内容を受け取ってから会計へ登録するまで」のように、始まりと終わりを決めます。
PRACTICAL GUIDE / 登録不要
業務の棚卸しチェックリスト
どこから業務を見直すか。まずは、担当者の記憶に頼っていること、何度も入力していることを書き出してみましょう。
まず、気になる項目を選んでみる。
業務棚卸しとは、担当者が行っている仕事を、作業のきっかけ・手順・所要時間・受け渡し先などに分けて整理することです。作業名の一覧だけで終わらせず、何のために行い、次の人が何に使うかを確かめると、改善の候補を見つけやすくなります。
最初から全社の業務を調べる必要はありません。請求書処理や勤怠集計など、気になっている業務をひとつ選び、実際に担当する方と一緒に確認します。
選択した項目は0件です。
気になる項目が、担当者と話し合うきっかけになります。点数や優劣を判定するチェックではありません。
整理の進め方
件数・時間・担当者を記録する
1回あたりの作業時間と月の件数を分けて記録します。実作業の時間と、承認などを待つ時間は分けて扱います。
次の担当者への受け渡しを見る
どの情報を、誰に、どの方法で渡しているかを確認します。転記や確認の往復が起きている箇所を書き留めます。
小さく変え、実際の仕事で確かめる
まず対象を絞って試し、通常処理と例外の両方を確認します。変更前後で同じ条件の記録を取り、改善できたかを振り返ります。
記入例から、改善する箇所を考える。
次の表は手順を整理するための説明用の例です。実際の業務、担当者、使用ツールに合わせて書き換えてください。
| 工程 | 現在の流れの例 | 次に確認すること |
|---|---|---|
| 請求書の受領 | メール添付を受け取り、金額・支払期限を確認 | 入力元と確認項目を揃える |
| 承認への受け渡し | 金額と請求内容を承認者へ渡す | 承認担当と不在時の代わりを決める |
| 会計への登録 | 確認済みの情報を会計ソフトへ入力 | 既存ツールの連携可否を確認する |
改善の方向を考える三つの視点
- なくせるか
- 次の担当者が使っていない項目や、同じ目的で二つ作っている表がないかを確認します。保存や確認が必要な情報まで削除しないよう、責任者に用途を確かめます。
- 簡単にできるか
- 入力項目、依頼の窓口、確認方法を揃えられないかを検討します。ツールを増やす前に、受け渡す情報と担当を整理します。
- 仕組みにできるか
- 入力元と手順が定まった工程について、連携方法と例外を確認します。通常処理だけでなく、重複や修正、停止後の復旧も試します。
記録した数字の見方
月の工数を概算するときは「月の件数 × 1回の実作業時間」で計算します。説明用の例として、月100件・1件3分なら300分です。承認待ちの時間は別に記録します。変更後の確認や例外対応の工数も測り、すべての300分が減るとは見込まないようにします。
シートの各欄には何を書くか
- 対象業務
- 請求書処理（記入例）
- 作業のきっかけ
- 取引先から請求書が届く
- 担当者
- 経理担当
- 入力元
- メール添付
- 次の担当者・渡す情報
- 承認者へ金額と支払期限を共有
- 使用ツール
- メール・会計ソフト
- 月の件数
- 実際の状況を確認して記入します。未測定・未定の項目は、推測で埋めずに残してください。
- 1回の実作業時間（分）
- 実際の状況を確認して記入します。未測定・未定の項目は、推測で埋めずに残してください。
- 待ち時間
- 実際の状況を確認して記入します。未測定・未定の項目は、推測で埋めずに残してください。
- 困っている場面
- 同じ内容を管理表にも入力
- 次に確認すること
- 管理表の目的と必要な項目を確認
WORKSHEET
書き込み用シートを使う。
業務の流れを1行ずつ記録できるCSVです。Googleスプレッドシートの「ファイル → インポート」から読み込めます。記入例と空欄を含みます。
整理シートをダウンロードCSV形式 / 登録不要。作業の削減時間は、変更前後で実測して判断します。すべての作業を自動化する前提にせず、承認や例外対応など人が担う範囲も残します。
よくある質問
どのくらい細かく書けばよいですか？
「経理」のような部署名ではなく、「請求書を受け取る」「承認者へ渡す」など、次の人に説明できる作業単位で書きます。必要以上に細かくせず、担当や情報の受け渡しが変わる箇所で区切ります。
正確な時間が分からないと始められませんか？
分かる項目から記録し、時間は未測定と残してください。概算と実測を混ぜず、後から対象期間や件数を揃えて確認します。
何から改善するとよいですか？
繰り返しが多いこと、確認の往復が多いこと、担当者不在で止まることを候補にします。影響する相手と変更の難しさも確かめ、対象を絞って試します。
LET’S TALK何から始めるかを、
何から始めるかを、
一緒に考えませんか。
請求書の転記、勤怠の集計、応募者への連絡など。
今の業務と使っているツールを伺い、改善の進め方を一緒に整理します。