受付・管理・連絡の場所を並べる
応募通知の届く窓口、候補者を管理する場所、連絡に使うツールを並べます。同じ情報を扱っている箇所を確認します。
PRACTICAL GUIDE / 登録不要
採用工程のチェックリスト
採用を進める人と、採用を支える仕組み。応募受付から面接までの流れを整理すると、必要な支援を考えやすくなります。
まず、気になる項目を選んでみる。
採用業務の整理では、応募受付・返信・選考・面接調整・結果共有を並べ、実務を進める人と判断する人を分けます。応募者個人の評価をするチェックではなく、連絡や受け渡しが止まらない工程を考えるためのガイドです。
求人媒体や職種をひとつ選び、応募が届いてから面接結果を共有するまでを確認します。個々の候補者の情報を書き込まず、業務の手順を中心に整理してください。
選択した項目は0件です。
気になる項目が、担当者と話し合うきっかけになります。点数や優劣を判定するチェックではありません。
整理の進め方
返信と面接調整の担当を決める
通常の担当者に加え、不在時の代わりの担当者、候補者から変更連絡が来たときの対応を決めます。
仕組みの不足と、人手の不足を分ける
転記や集計に時間がかかるなら仕組みづくりを、返信・調整を担う人が足りなければ実務代行を検討します。両方必要な場合もあります。
判断・承認と定型作業を分ける
求人や返信の下書きと、内容の最終承認を分けます。合否や採用条件は人が判断し、個人情報の閲覧権限も明確にします。
記入例から、改善する箇所を考える。
次の表は手順を整理するための説明用の例です。実際の業務、担当者、使用ツールに合わせて書き換えてください。
| 工程 | 現在の流れの例 | 次に確認すること |
|---|---|---|
| 応募の受付 | 媒体の応募通知を共有窓口で確認 | 転記先と初回返信の担当を揃える |
| 面接の日程調整 | 候補者と面接担当の都合を確認 | 変更連絡の窓口と不在時の担当を決める |
| 面接結果の共有 | 面接担当が記録を確認し判断する | 保存場所・閲覧権限・次の連絡担当を決める |
改善の方向を考える三つの視点
- 仕組みを整える
- 担当者はいるものの、転記・集計・情報確認に時間がかかる場合は、台帳や連携、テンプレートの整理を検討します。現在の媒体や契約プランで可能な範囲を確認します。
- 実務の担当を補う
- 手順が決まっていても、返信や日程調整を進める人が足りない場合は、担当体制や実務代行を検討します。対応範囲・時間帯・報告方法を先に揃えます。
- 判断と承認を残す
- 採用要件、合否、採用条件の意思決定を誰が担うかを明確にします。AIは下書きや要約の補助にとどめ、合否や候補者の点数化・順位付けを任せません。
記録した数字の見方
応募数、初回返信までの時間、面接設定数、面接実施数は分けて記録します。媒体・職種・対象期間を揃え、どの工程で時間がかかっているかを確認してください。連絡を送ったことと、候補者の返答や面接の実施は別の状態です。
シートの各欄には何を書くか
- 工程
- 面接調整（記入例）
- 開始のきっかけ
- 書類選考の通過が決まる
- 主担当
- 採用担当
- 不在時の担当
- 実際の状況を確認して記入します。未測定・未定の項目は、推測で埋めずに残してください。
- 使用ツール
- メール・カレンダー
- 次に渡す情報
- 面接日時と実施方法
- 確認・承認する人
- 面接担当者
- 時間がかかる場面
- 候補日を何度も確認
- 自社で担うこと
- 面接と採用判断
- 外部へ相談したいこと
- 予約導線の整備または日程調整の代行
WORKSHEET
書き込み用シートを使う。
業務の流れを1行ずつ記録できるCSVです。Googleスプレッドシートの「ファイル → インポート」から読み込めます。記入例と空欄を含みます。
整理シートをダウンロードCSV形式 / 登録不要。このシートは業務の整理用です。候補者の氏名・連絡先・面接記録などの個人情報は記入しないでください。応募数や採用人数の増加を予測・保証するものではありません。
よくある質問
採用管理システムがなくても使えますか？
はい。現在使っているメール・表・カレンダーの名称と、情報の流れを記録してください。新しいシステムを導入する前にも、整理に使えます。
シートに候補者の名前を入れますか？
このシートは業務手順を整理するものです。候補者の氏名、連絡先、履歴書や面接評価などの個人情報は記入しないでください。
リクレスとリクレスRPOのどちらに相談すべきですか？
仕組みを構築して社内で運用したい場合はリクレス、日々の採用実務を任せたい場合はリクレスRPOが対応します。両方が必要な場合も、役割分担からご相談いただけます。
LET’S TALK何から始めるかを、
何から始めるかを、
一緒に考えませんか。
請求書の転記、勤怠の集計、応募者への連絡など。
今の業務と使っているツールを伺い、改善の進め方を一緒に整理します。