採用代行に依頼する業務と社内に残す判断

採用代行を検討するときは、業務名だけでなく、実施する作業、必要な情報、確認する人、完了の条件を揃えることが大切です。応募対応や面接調整を例に、役割分担の整理方法を紹介します。

「応募対応一式」を作業に分ける

応募対応と一言でまとめても、通知の確認、候補者情報の登録、受付連絡、書類の受け渡し、選考結果の連絡など、複数の作業があります。どこまで依頼するかが曖昧だと、委託後に確認が増える原因になります。

現在の手順を一工程ずつ並べ、作業の始まりと終わりを記録します。例えば、面接調整なら「書類選考の通過が決まった時点」から「日時と実施方法を候補者・面接担当へ案内するまで」といった範囲です。

求人原稿を作ることと、求人内容を承認することは別の役割です。候補者へ結果を伝えることと、合否を決めることも分けます。外部チームへ実務を依頼しても、誰がどの情報を見て判断するかを明確にしておく必要があります。

スタブロのリクレスRPOでは、採用計画、求人作成、媒体運用、応募対応、面接調整、内定フォローのうち合意した範囲を担当します。貴社には採用要件や求人内容の承認、最終面接、合否と採用条件の意思決定をお願いしています。

社内で整理するときの例（個別企業の実績ではありません）

対象職種、媒体、応募経路、想定業務量、対応時間帯、急な変更への窓口を整理します。通常の連絡と、条件交渉やトラブルなど判断を要する連絡を分け、社内へ戻す基準を決めます。対応時間や件数を確認せず、一律の即時対応を前提にしないようにします。

候補者情報をどこに保存し、誰が閲覧・更新するかも確認します。進捗報告のために個人情報を複製し続ける運用を避け、必要な範囲で共有します。委託終了時のデータの返却・削除や、手順の引き継ぎについても契約・運用条件を確認します。

応募数、面接数、内定数は、それぞれ別の段階を表します。媒体や職種、対象期間を揃えて確認し、どの工程で止まっているかを見ます。返信や面接調整の処理状況も合わせて見ると、募集施策と実務運用のどちらを見直すべきか判断しやすくなります。

費用の比較では、支援費用に含まれる業務、媒体費などの別途費用、契約期間、担当体制を揃えます。採用人数や応募数の保証を前提にせず、何を担当し、どのように状況を共有・改善するかを具体的に確認します。

すべてを一度に変えず、現在の担当者と相談し、対象となる業務の始まりと終わりを決めます。記録する項目を揃えると、仕組みの改善と人の分担を具体的に検討できます。

採用業務のチェックリストと記入例には、登録不要で使える整理シートも用意しています。