請求書の二重入力を減らす前に整理する項目

請求書の二重入力を見直すときは、管理表や会計ソフトへ入力している情報の目的を確かめることから始めます。入力元、承認、例外処理、変更後の確認方法を順に整理します。

最初に、同じ情報をどこへ入力しているかを並べる

請求書の情報を管理表と会計ソフトに入力していても、二つの記録が同じ役割とは限りません。管理表には承認状況、会計ソフトには会計処理に必要な情報というように、目的が異なる場合があります。まず、一枚の請求書を受け取ってから処理が終わるまで、情報の移動を追います。

確認するのは、取引先名、金額、支払期限などの項目ごとに、誰が最初に入力し、次の担当者が何のために参照しているかです。表を削除する判断より先に、必要な情報と確認機能がどこにあるかを把握します。

転記・確認・承認を分けて考える

内容をそのまま写す転記と、内容が正しいか確かめる確認、処理を進めてよいか決める承認は別の作業です。一連の作業として記録されている場合も、分けて書くと見直す箇所が明確になります。

例えば、取引先名や金額を再入力する代わりにデータを受け渡せても、請求内容と発注内容の照合は必要かもしれません。承認済みの状態が次の担当者に伝わるかも確認します。入力を減らすと同時に、必要な確認が抜けない流れを設計します。

社内で整理するときの例（個別企業の実績ではありません）

連携の前に、例外と修正の扱いを決める

クラウド同士をつなぐ場合は、現在の契約プランで扱える連携方法、受け渡せる項目、更新のタイミングを確認します。機能名が同じでも、自社の処理に必要な情報がすべて連携できるとは限りません。

同じ請求書が二度届いた、金額が変更された、承認者が不在だった、といった例外も書き出します。連携が止まったときに誰が気づき、どこから再開するかを決め、テスト用のデータで通常処理と例外の両方を試します。

変更前後を同じ条件で比較する

月の処理件数と、一件あたりの実作業時間を分けて記録します。承認待ちの時間は、担当者が手を動かす時間と別に扱います。件数が増減した月を単純に比べると、改善の効果を読み違えるためです。

仮に月100件、一件3分の転記をしているなら、転記の記録上の工数は月300分です。ただし、これがそのまま削減時間になるわけではありません。連携後の確認や例外対応にかかる時間を測り、差し戻しや重複が増えていないかも合わせて確かめます。

手元の業務を、一工程から整理する

すべてを一度に変えず、現在の担当者と相談し、対象となる業務の始まりと終わりを決めます。記録する項目を揃えると、仕組みの改善と人の分担を具体的に検討できます。

業務棚卸しの進め方・チェックリストと記入例には、登録不要で使える整理シートも用意しています。